جريدة المدينة تعلن عن حاجتها لتوظيف سكرتير جديد
دور السكرتير في المنظمات الحديثة
في أي منظمة، يُنظر عادةً إلى المدير باعتباره صاحب القرار الأول، وصاحب الرؤية الإستراتيجية، لكن خلف الكواليس هناك شخص يضمن انسيابية العمل وتنظيم الوقت والتواصل الفعّال، وهو السكرتير، فوظيفة السكرتير ليست مجرد تدوين مواعيد، أو الرد على الاتصالات، بل هو دور محوري يربط بين مختلف عناصر المنظومة الإدارية، ويساهم بشكل مباشر في رفع كفاءة المنظمة.
أهمية دور السكرتير
وأهمية السكرتير تنبع من كونه حلقة الوصل بين المدير والعالم الخارجي، والموظفين، والعملاء، والشركاء، وحتى الجهات الحكومية، فمن دونه، قد يضيع وقت المدير في تفاصيل يومية تعطل التفكير الإستراتيجي.
مهام السكرتير
تختلف مهام السكرتير باختلاف طبيعة المنظمة وحجمها، لكن يمكن تلخيص أبرز المهام في إدارة الوقت، حيث تنسيق جداول المواعيد والاجتماعات بدقة، وتجنب التعارض بين الارتباطات، واستقبال المكالمات والرسائل، وتصنيفها وفق أهميتها قبل عرضها على المدير، والتحضير للاجتماعات وتجهيز الملفات، وإعداد جدول الأعمال، وتدوين المحاضر، وإعداد المراسلات وصياغة الخطابات الرسمية والإيميلات، ومتابعة الردود والتوثيق، وكذلك حفظ الملفات، سواء ورقية أو إلكترونية، بطريقة منظمة تسهّل الرجوع إليها بسرعة.
المهارات المطلوبة للسكرتير
وظيفة السكرتير ليست وظيفة ميكانيكية، بل تحتاج لمزيج من المهارات، مثل مهارات تنظيمية عالية، القدرة على ترتيب الأولويات والتعامل مع ضغط العمل، وإتقان التكنولوجيا، ومهارات اتصال قوية، والسرية والانضباط، والمرونة والقدرة على التكيف.
مستقبل مهنة السكرتير
أما عن مستقبل مهنة السكرتير، فمع التحول الرقمي، أصبح السكرتير مطالبًا بفهم أنظمة العمل عن بُعد، إدارة منصات الاجتماعات الإلكترونية، واستخدام أدوات الذكاء الاصطناعي، وهذا يفتح أمامه فرصًا أوسع لتطوير دوره من مجرد موظف دعم إلى شريك إداري حقيقي.
ختامًا
السكرتير هو العمود الخفي الذي تستند عليه الإدارة الحديثة لتبقى قوية ومنظمة.
